Saône-et-Loire (71) : maintien du dynamisme associatif et valorisation des bénévoles à travers un service dédié, Asso71
Cette semaine, la lettre de l’impact positif s’intéresse au service Asso71 du département de Saône-et-Loire. Lancé en septembre 2022, il répond à un besoin d’accompagnement exprimé par les associations du territoire, qui ne savaient pas toujours vers quelle structure se tourner en cas de besoin. Le service Asso71 travaille en partenariat avec l’ensemble des structures de soutien aux associations et souhaite devenir la porte d’entrée des bénévoles et des dirigeants associatifs ayant des questions. L’objectif ? Maintenir le dynamisme associatif sur le territoire et valoriser les bénévoles.
Pour en savoir plus, nous avons interviewé Sophie Clément, vice-présidente en charge de la vie associative au département de Saône-et-Loire.
Mise en place du projet
Vous avez créé un nouveau service public départemental entièrement dédié aux dirigeants associatifs et bénévoles, l’objectif était de redonner de l’énergie au mouvement associatif du territoire ?
On avait des membres d’associations qui venaient régulièrement voir les élus en disant que le mouvement s’essoufflait, qu’ils étaient fatigués et qu’en plus, bien souvent, ils étaient bénévoles et les réglementations étaient de plus en plus compliquées. Ils prenaient des risques, ils ne savaient pas ce qu’ils avaient le droit de faire ou pas. Donc ils se sentaient de moins en moins bien dans ce monde associatif.
Quels besoins avez-vous identifiés en les écoutant ?
Ils sont venus avec trois grands besoins. Le premier c’était au niveau de l’information : « On se pose des questions, on ne sait pas où trouver les réponses et quand on cherche sur internet, on ne sait pas si elles sont vraies ou fausses ». Le deuxième sujet, c’était le manque de bénévoles. Enfin, le troisième, c’était sur la valorisation du bénévolat et la reconnaissance des bénévoles.
Pour regrouper vos réponses à ces besoins vous avez créé ASSO71 ?
Pour répondre à ce besoin d’accompagnement, nous avons lancé ce service. Cinq agents y travaillent. L’idée n’était pas de devenir un guichet unique et de travailler seul. Ce qui fait la force du service aujourd’hui, c’est que nous sommes une porte d’entrée, nous travaillons en complémentarité avec les autres.
C’est-à-dire ? Qui sont vos partenaires ?
Nous travaillons en partenariat avec les structures qui existent déjà sur le territoire.
On travaille avec l’État, les mairies, les EPCI, et puis des structures comme BGE, Active (Pôle de l’économie solidaire), le comité olympique, les foyers ruraux et d’autres organismes comme l’espace Jean Zay à Châlon. On travaille avec toutes les structures que l’État avait qualifiées et on les accompagne aussi pour qualifier d’autres structures.
En réalité, il n’y a pas cinq personnes qui travaillent pour les associations, mais une centaine. En tant que département, nous avons de la visibilité. Nous sommes une institution qui existe depuis longtemps, les gens ont confiance. Le problème que nous faisaient remonter les structures qui aident les associations, c’est qu’elles ne sont pas connues par les associations. Donc nous utilisons notre force – être visible et être reconnu – pour envoyer les associations vers eux.
Nous avons chacun notre spécialisation et on répond le mieux possible aux associations. C’est un des paramètres qui rend le service fonctionnel. Le second, je pense que c’est notre communication : sincère et facilement accessible à tous.
Le projet aujourd'hui
Aujourd’hui, pourquoi les associations vous contactent-elles ?
Ça peut être vraiment de tout : montage d’un nouveau projet, recherche des financements, fléchage de ce qui est réglementaire ou non, informations sur les droits à l’image, etc.
Par contre, on ne fait jamais le travail à la place des associations. Nous les accompagnons à rédiger des statuts, nous les orientons, mais nous ne rédigeons pas les statuts à leur place. Pareil pour les demandes de subventions. S’ils viennent vers nous car le dossier est trop compliqué, nous leur expliquons comment remplir les cases, mais nous n’écrirons pas à leur place dans les cases, ça reste de leur responsabilité.
Vous faites aussi des ateliers collectifs et de la formation de bénévoles ?
Nous axons notre projet sur la proximité. Nous construisons des solutions avec les associations en fonction de leurs besoins. Pour cela, nous avons divisé le département en six et nous organisons des ateliers lors de tournées. La première tournée avait comme thème : “Les bénévoles, comment les faire venir et comment les garder ?”. La seconde était plutôt tournée vers les élus : “Quels sont les leviers pour accompagner les associations ?”. La troisième tournée va être en octobre, ce sera sur le thème : “Comment les bénévoles deviennent des bénévoles dirigeants ?”. Après ces tournées, nous réalisons des tutos et des fiches clés.
Nous délivrons les messages clés de ces ateliers lors des rendez-vous de territoire des associations que nous organisons une fois par an. Par exemple, qu’est ce qu’il faut privilégier dans l’accueil d’un nouveau bénévole ? Qu’est ce qu’il faut éviter ? Comment trouver des financements ? Plus de 1000 associations se déplacent à chaque fois. En moyenne, on a 200 associations par territoire.
Quelles sont vos actions concernant le manque de bénévoles et leur reconnaissance ?
Nous avons lancé une campagne publicitaire où nous avons fait venir des personnalités de Saône-et-Loire avec des bénévoles et un message clé : « Pourquoi pas vous bénévoles ? Pourquoi ne pas tenter l’expérience ? ».
En parallèle, nous avons communiqué des clés aux associations pour accueillir les bénévoles. Nous nous sommes rendu compte sur le terrain que l’accueil pourrait être amélioré pour fidéliser les nouveaux bénévoles.
Au niveau de la reconnaissance, c’est le dernier sujet que nous devons aborder. Pour l’instant, nous avons offert à des bénévoles – via un tirage au sort – 71 places pour aller aux Jeux Olympiques. Certains nous ont dit que le fait que le département pense à eux était un acte de reconnaissance, ça les valorise. Dans les prochaines années, nous allons approfondir cette question.
Cinq agents sont dédiés à ce dispositif. Quels sont leurs profils ?
Lors des entretiens, j’ai mis l’accent sur le savoir-être. La plupart du temps, ils ont face à eux des bénévoles qui s’engagent, qui s’investissent, qui donnent de leur temps. Il faut être à leur écoute, les considérer. Nous avons une équipe vraiment à l’écoute, c’est le retour qu’on a sur le terrain.
Vous avez ouvert le service aux élus ?
Oui. Très vite, des élus nous ont appelés avec plein de questions d’associations auxquelles ils n’avaient pas de réponses. Je pense notamment aux petits villages où la secrétaire est présente une demi-journée par semaine et ne peut pas répondre à tout le monde ni avoir réponse à tout. Le service est donc ouvert aux élus : nous les orientons, les conseillons. On ne donnera jamais d’informations sur une association mais ils viennent nous voir pour, par exemple, nous demander comment une association peut organiser un événement sur leur commune.
Le service est ouvert en semaine de 9h à 19h. Pour une collectivité, ces horaires ne sont pas communs ?
Nous sommes ouverts sur le temps du midi pour qu’un bénévole qui travaille puisse nous appeler quand même. Si la personne tombe en dehors de ces horaires sur le répondeur, son numéro est enregistré pour que nous la rappelions rapidement. J’ai aussi tenu à ce qu’on ne transfère pas les personnes de service en service. Si nous n’avons pas la réponse, nous recherchons pour eux. Nous rappelons quand nous avons trouvé le bon service, pour être certains qu’une réponse va être apportée.
Dupliquer le projet
Avez-vous rencontré des difficultés particulières pour mettre en place ce dispositif ?
La première difficulté, qui a été très vite levée, c’est que nous avons fait peur à notre arrivée. Les structures déjà présentes ont pensé que nous allions ouvrir un guichet unique et faire doublon. Au début, nous avons rencontré énormément de structures pour leur expliquer la vision du service et voir ce que nous pouvions construire ensemble. Grâce à ce travail, nous avons des retours positifs, ça fonctionne très bien. Nous nous adaptons aux autres. C’est nous qui venons en complémentarité. Si un jour, il y a un autre service qui prend le relai sur une partie de ce qu’on fait aujourd’hui, nous irons sur autre chose.
Quels impacts avez-vous constatés depuis l’ouverture du service ?
La bonne surprise, c’est le nombre de demandes. En moins de deux ans, nous avons eu quasiment 2 500 demandes, 1 400 associations sont venues nous voir. Sachant qu’il y a 11 000 associations actives en Saône-et-Loire, plus de 10% des associations ont fait appel à nous.
Nous nous sommes aussi aperçu qu’après le lancement de notre campagne de publicité sur les bénévoles, plusieurs communes ont organisé des journées du bénévolat. Est-ce qu’elles l’auraient fait si nous n’avions pas fait de campagne ? Je ne sais pas, mais nous avons senti une impulsion. Bien sûr, nous ne révolutionnons pas tout et il y aura toujours des problèmes au sein de certaines associations, mais en tout cas, elles nous disent qu’elles se sentent moins seules, elles sentent un soutien de notre part.
Quel est le coût pour le département ?
300 000 euros par an. Ce coût intègre les salaires des cinq personnes et les manifestations que nous faisons sur les territoires.
Quel conseil pourriez-vous donner à un autre territoire qui souhaite mettre en place le même type de dispositif ?
Travailler en partenariat et être bienveillant, vulgariser les messages pour que le dialogue soit accessible à tous. J’ai été invité la semaine dernière à la conférence régionale de Bourgogne-Franche-Comté pour parler de ce dispositif. Il y a déjà un département qui veut venir nous voir pour, si c’est possible, mettre les mêmes choses en place.
