La lettre de l’impact positif vous propose de découvrir cette semaine une initiative du département de l’Isère. Pour offrir aux associations du territoire de bénéficier de nouveaux lieux pour leurs activités, les agents ont travaillé avec la centaine de collèges du territoire pour proposer un accès aux salles quand elles sont inoccupées. Le dispositif propose une formule où chaque acteur est gagnant : les collèges reçoivent le montant versé par l’association pour la location et peuvent développer des projets avec les occupants. Nommée la “Salle sur demande”, cette initiative a reçu le soutien de l’ANCT pour être dupliquée. Elle a également été récompensée par un prix Territoria en 2022.
Nous vous proposons l’interview de Séverine Battin, directrice générale des services, et Delphine Bouillon-Marillier, cheffe de projet au département de l’Isère.
- LA MISE EN PLACE DU PROJET
De quel constat êtes-vous partis pour lancer ce projet ?
Séverine Battin : En Isère, nous comptons 97 collèges et nous avons un programme d’investissement de l’ordre de 500 millions d’euros. Le constat est donc tout simple : en soirée ou lors des vacances scolaires, beaucoup de salles de collèges sont très peu utilisées. L’idée était donc de mutualiser les usages de ces salles. Nous avions aussi un bon nombre d’associations du domaine socio-culturel qui ne trouvaient pas de salle pour proposer leur activité aux Isérois. Sachant que les 97 collèges sont répartis sur tout le département. On en trouve également en milieu rural, là où il n’y a pas toujours de salles mises à disposition des associations.
Comment l’idée s’est-elle construite ? Racontez-nous le cheminement de la première supputation jusqu’à la concrétisation du service.
S.B. : Dans un premier temps, l’utilisation des collèges demande un partenariat solide avec l’Éducation nationale. Même si nous sommes propriétaires des murs, l’E.N assure le fonctionnement au sein des collèges. Il était de bon ton de pouvoir travailler avec les principaux de collèges et les gestionnaires en ayant des solutions de facilité. La mixité d’usages ne devait en aucun cas leur poser problème, ni en termes de charge administrative supplémentaire ni en termes de sécurité. Nous avons donc réfléchi à un référentiel avec des salles qui auraient une capacité d’autonomie et d’indépendance, par exemple avec une entrée et des sanitaires séparés du reste du collège.
Delphine Bouillon-Marillier : Le projet a germé par l’intermédiaire du dispositif “Construisons” mis en place en 2018. C’est une boîte à idées où tous les agents territoriaux peuvent soumettre une idée qui est ensuite étudiée et potentiellement mise en place. Donc celui-ci a été retenu. Le budget était de 15 000 € pour en étudier la faisabilité. Nous avons regardé l’accessibilité des différents collèges, réuni un panel de principaux de collèges, validé le besoin de salles, questionné un panel d’associations de secteurs divers sur leurs besoins, contraintes et attentes. Nous avions ainsi établi un premier scénario de fonctionnement possible qui a fait l’objet d’un chiffrage et d’un arbitrage en direction générale. Est ensuite venue l’étape du développement informatique. Nous avons sondé les outils existants, potentiellement convenables, et nous nous sommes beaucoup inspirés de la plateforme AirBnB où ce sont les particuliers qui offrent les locaux. L’angle d’attaque vis-à-vis des principaux était de leur fournir toute la latitude dans les plannings, tarifs et choix des espaces mis à disposition.
S.B. : Nous avons adopté une démarche incitative. Il n’était pas question d’imposer ce dispositif aux principaux de collège mais de leur proposer une formule attractive. Nous cherchions vraiment de l’adhésion de la part des principaux et des associations.
Une fois le dialogue engagé, comment avez-vous abordé la phase du développement numérique ?
D.B.-M. : Il a fallu valider les budgets (et la méthode) dédiés au développement. Nous avons opté pour la méthode Agile, une méthode itérative qui nous a permis de tester chaque nouvelle fonctionnalité une fois qu’elle était développée. Cette méthode nous a parue plus viable que la traditionnelle rédaction du cahier des charges suivie du développement pendant 6 mois jusqu’à la création du site. Cela permet de rectifier la trajectoire à chaque nouvelle tentative, en s’adaptant aux besoins des usagers et des propriétaires du bâti.
Avez-vous un exemple concret de l’utilité de cette méthode Agile dans votre processus ?
D.B.-M. : Cette méthode s’est vite révélée comme un bon choix. En effet, le COVID est arrivé assez vite, en 2020. Cela nous a permis de jongler dans les fonctionnalités techniques que nous voulions développer. Nous avons ensuite fait une première série de “Sprints” de développement entre janvier et l’été 2020. Cette première version a pu être testée dans les principaux collèges avec des associations.
S.B. : Étant donné que nous sommes une institution publique, les modalités de paiement se complexifient. Nous avons dû travailler sur toute la chaîne financière pour que ce soit simple mais aussi afin de rentrer dans le cadre légal.
Dans la mise en place de ce projet, quels acteurs ont travaillé à vos côtés ?
D.B.-M. : Au sein du département, plusieurs directions de services ont été impliquées dans ce projet. On a mobilisé la direction des finances, de l’éducation-jeunesse, de l’innovation et des systèmes d’information, du juridique, de la construction publique et notre service de relation aux usagers.
Nous avons délégué le développement informatique à l’entreprise lyonnaise NORSYS, qui a une antenne en Isère, par voie de marché public.
Afin d’affiner nos besoins en termes de métiers, un assistant en maîtrise d’ouvrage a fait la courroie de transmission entre les attentes des associations et les développeurs qui codent l’application. Pour ce faire, nous avons sollicité La Turbine, coopérative implantée en Isère. Il faut souvent s’assurer de la ressemblance entre l’idéal que projette l’usager et la prise en main finale du produit. Nous n’avions pas le droit de proposer un outil trop difficile à manœuvrer, auquel cas les principaux et associations ne l’auraient pas utilisé.
À quel point les dispositifs “Construisons !” puis l’incubateur des territoires de l’ANCT ont-ils été utiles dans la structuration de ce projet ?
D.B.-M. : Nous avons eu la chance d’être retenu dans le cadre du programme “France Relance” par l’Incubateur numérique des territoires, issu de l’ANCT. Nous avons ainsi bénéficié d’un financement, et aussi d’un nouveau partenaire institutionnel fort. L’incubateur nous a aussi amené de l’ingénierie sur les phases de mesures d’impact et de services, audit de sécurité. L’incubateur a aussi réalisé un audit de code puisque le projet va être développé à l’échelle nationale, ce qui nécessite que le code soit ouvert aux développeurs des autres collectivités.
S.B. : Quant au dispositif “Construisons !”, je risque d’être partiale car c’est notre dispositif. Comme nous sommes 4 700 agents au sein du département et que nous sommes toujours plus intelligents à plusieurs que tout seul, nous voulions faire remonter les idées des agents – quelles qu’elles soient. Demander les idées des agents se fait souvent et depuis longtemps. Or, rares sont les fois où elles sont concrétisées. À force, la participation volontaire des agents s’épuise. Avec ce dispositif nous avons collecté, analysé, choisi certaines idées pour les développer – et expliqué pourquoi nous n’avions pas retenu les autres.
- LE FONCTIONNEMENT CONCRET DU SERVICE AU QUOTIDIEN
Quel type de salle est-il possible de réserver ? Et à quel prix ?
D.B.-M. : Cela regroupe des salles polyvalentes, de réunions, de pratiques culturelles, des gymnases, des auditoriums. Un internat publie son établissement pendant les vacances d’été et accueille par exemple un festival de street art chaque été. Pour une utilisation basique, le tarif gravite en moyenne autour de quelques dizaines d’euros par heure.
En parallèle, nous étudions la mise à disposition des maisons de territoire du Département sur la plateforme. Cela aurait été un point de départ bien plus simple, puisque pour les collèges nous devons traiter avec deux autres interlocuteurs que sont l’Education nationale et les principaux.
Concrètement, quand un usager arrive sur le site Internet “Sallesurdemande.isere.fr” : par quelles étapes passe-t-il pour réserver une salle ?
D.B.-M. : Dans un premier temps, l’association usagère doit s’inscrire sur la plateforme et renseigner des informations qui nous permettent de valider son statut. Cela implique notamment les notions de neutralité, de laïcité propres au service public. Nous demandons ainsi des documents justificatifs tels que la pièce d’identité du responsable et l’attestation d’assurance de l’association.
Une fois que le compte est validé par le département, l’usager accède à un moteur de recherche qui recense une offre de locaux publiés par les collèges.
Lorsque l’usager a trouvé son bonheur, il fait une demande de réservation comme quiconque le fait lorsqu’il réserve ses vacances. Il renseigne ses dates souhaitées et la demande est envoyée directement au collège concerné.
De là, le collège a le choix d’accepter, de refuser ou de faire une contre-proposition. Cela concerne notamment les tarifs établis de prime abord. Le collège a la liberté de mettre gratuitement une salle à disposition en échange d’une proposition de projet pédagogique en collaboration avec l’association.
S.B. : Du point de vue financier, l’intérêt pour les collèges est de dégager des dotations supplémentaires pour mener à bien des projets pédagogiques.
Qui peut bénéficier du service de réservation d’une salle ?
D.B.-M. : Ce champ-là est fixé par le code de l’éducation. Il englobe toutes les associations culturelles, sportives et d’éducation populaire ainsi que les organismes de formation. En revanche, les entreprises ne peuvent pas bénéficier de ce service.
Le but premier est de permettre à des associations locales de disposer de salles pour mettre en place leurs activités à intervalle régulier. On se rend compte que cela constitue le meilleur rapport entre le travail et les recettes perçues. C’est avec la répétition que la confiance s’installe et que des projets pédagogiques communs peuvent naître entre les associations et les collèges.
S.B. : Cette mise à disposition de locaux publics se faisait déjà avant l’apparition du dispositif “Salle sur demande”. Notre objectif était donc d’augmenter le volume et de fluidifier les relations entre l’offre et la demande.
Lorsqu’un usager réserve une salle, il doit signer une convention d’occupation. À quelles règles cette convention le soumet-il ?
D.B.-M. : Quand le principal du collège accepte une demande de réservation de salle, une convention type d’occupation précaire et temporaire du domaine public est générée. L’usager s’engage à avoir pris connaissance des consignes de sécurité incendie, à n’occuper les locaux que pour l’activité déclarée et sur les créneaux réservés, à restituer le lieu dans l’état de base. C’est un simple rappel des obligations de chacun.
Pour mettre en forme cette convention, la direction juridique du département a mené une étude. De plus, la procédure est allégée car la convention est déjà pré-signée par le Département d’Isère. Ensuite, l’usager la télécharge, la signe électroniquement et elle est envoyée au collège en question. Ce processus peut aller vite si tout s’enchaîne correctement. Dans l’idée, il est tout à fait possible d’obtenir une convention tripartite signée en une journée. Avec ce dispositif, on constate qu’une convention met moins d’une semaine pour être bouclée, là où le temps était bien plus long quand nous étions encore à la version papier et au transfert entre les différents services d’administration.
À quelles sanctions s’expose un usager qui ne respecte pas les conditions d’utilisation ?
D.B.-M. : C’est une situation qui arrive peu. Mais le principal risque est celui de la dégradation. Dans ce cas, est prévu un constat tripartite de la dégradation afin que les trois parties soient d’accord sur l’origine de la dégradation, que ce soit du fait des élèves ou de l’association. S’il est avéré que l’association en est responsable, nous lui envoyons un titre de recette pour la prise en charge des travaux puis son assurance prend en charge les sinistres causés.
Il peut aussi y avoir des cas d’utilisation non-conforme, de bruit excessif. Ces problèmes peuvent être régulés a posteriori. Mais il faut partir du principe que le fait s’ébruitera et que les gens sauront que c’est telle association qui a causé tel tort dans telle salle.
S.B. : Ces risques sont tout de même minimes. Les associations sont tellement contentes de pouvoir trouver des salles dans des lieux publics qu’en général, le respect est de la partie.
Les salles étant inoccupées à la base, pourquoi faire payer le service ?
D.B.-M. : C’est un véritable levier de motivation pour les collèges. Sachant qu’ils ne sont pas obligés de mettre les salles à disposition, cela relève d’un partenariat solide entre les différentes institutions.
S.B. : Chaque collège dispose de son propre fonctionnement puisqu’ils évoluent sous la forme juridique d’établissement local d’enseignement. L’idée du département n’est pas de rentabiliser l’utilisation des locaux. De toute manière, nous laissons les recettes aux collèges pour qu’ils puissent financer de nouveaux projets. Nous sommes dans une logique d’intérêt général en chaîne.
D’un point de vue personnel, j’ajouterais que ce qui est gratuit n’a pas de valeur. Il est plutôt question d’une contribution symbolique afin de se dire qu’on loue une salle à laquelle on accordera le mérite et le respect escompté. Cela induit aussi une valeur d’engagement : si c’était totalement gratuit, des usagers pourraient louer sans venir, ou réserver un créneau régulier sans l’honorer à chaque fois… Ce serait la porte ouverte à certaines dérives.
D.B.-M. : Il faut également prendre en compte les charges de fonctionnement hivernales avec le chauffage, l’éclairage. Cela occasionne des coûts supplémentaires pour les collèges qui doivent être compensés par cette cotisation. En fin de compte, cela fait partie de la reconnaissance du travail des établissements scolaires.
S.B. : Avec des prix si bas, il est important de réserver ce service aux activités associatives. Si nous l’ouvrions aux entreprises, nous défierions toute concurrence vis-à-vis des lieux à louer.
À propos du paiement en ligne, comment vous êtes-vous assurés de la sécurité du dispositif ? Et de la lisibilité pour l’expérience utilisateur ?
D.B.-M. : Nous n’avons pas développé le service de paiement en ligne puisqu’il en existe déjà un nombre considérable. La difficulté est que nous rentrons dans une logique de place publique de marché : ce sont des associations qui paient des collèges. L’intégralité des recettes est reversée aux collèges, sans que le département ne prenne de commission. De plus, en tant qu’institution publique, nous avons un principe de non-contraction des recettes et des dépenses.
Notre défi était donc de trouver un fournisseur qui accepte d’être rémunéré par une facture mensuelle, et non par une commission prise lors de chaque paiement effectué par les associations. Ce fut une grande étape de modernisation. Nous avons aujourd’hui deux systèmes de paiement disponibles : pour la carte bancaire, l’usager est redirigé vers un système sécurisé de paiement en ligne. Nous avons dû fournir les pièces d’identité des responsables du département et des principaux de collèges. Comme cette démarche est approuvée par la Banque de France, cette dernière a vérifié que l’activité était bien légale. En tant que collectivité publique, cela a été surprenant de voir que nos intentions d’action étaient soumises à une vérification de leur légalité.
Selon nous c’est l’étape la plus difficile du projet. Car, si ces opérateurs privés de terminaux de paiement fonctionnent très bien pour les secteurs privés, le processus est beaucoup plus compliqué quand cela touche aux secteurs publics. Par ailleurs, nous envisagions de proposer le prélèvement par Mandat SEPA mais nous n’arrivons pas à le faire aboutir. Or, nous sommes confrontés à un nœud entre les règles de la finance publique, le payeur et le prestataire de ce moyen de paiement.
D’un point de vue organisationnel, y a-t-il un minimum de disponibilités annuelles pour qu’une salle ou un collège soit éligible ? Comment la phase de dialogue avec les principaux de collèges se passe-t-elle ?
S.B. : Au niveau du Département, on entretient des liens réguliers avec l’Education nationale. Ça peut paraître simple mais ça ne l’est pas tant que ça. Il y a des groupes-chapeaux avec des gestionnaires, des principaux et des agents départementaux afin d’échanger sur les projets et difficultés qui concernent et l’Education nationale et le Département. Ces discussions de groupe entre personnes de terrain entraînent un certain nombre de propositions que nous validons ensuite à la direction générale des services du Département. Ce fonctionnement du bas vers le haut a aussi constitué une vraie révolution, ce n’était pas du tout dans les habitudes de travail.
Nous avons donc une réunion annuelle avec l’ensemble des principaux d’Isère, plus ces réunions mensuelles de groupes-chapeaux qui jalonnent l’ensemble de l’année scolaire. Difficultés, remarques, ajustement des trajectoires : le but est de s’éloigner de la hiérarchie uniquement descendante.
D.B.-M. : Au quotidien, nous sommes confrontés aux mutations des principaux d’un collège à un autre. Nous devons donc constamment les mobiliser pour entretenir le dialogue. Nous dédions par exemple des moyens à une campagne de phoning auprès de chaque collège afin de les accompagner sur ce dispositif, à créer leurs espaces sur la plateforme. Nous allons implémenter la fonction ‘multi-comptes’ pour que plusieurs personnes d’un même collège puissent accepter les réservations.
- COMMENT DUPLIQUER L’INITIATIVE
De l’imagination du projet jusqu’au moment où il est devenu fonctionnel, combien de temps s’est écoulé ? Combien d’argent a été investi dans l’élaboration du service ?
D.B.-M. : Les réflexions ont démarré en 2018, donc on peut dire 5 ans, même si les deux ans de COVID ont grandement freiné la dynamique. En termes de budget, le Département a investi 300 000 € sur le développement informatique, 200 000 € sur l’assistance à maîtrise d’ouvrage. Le tout étalé sur 5 années.
Qui a participé au financement de ce projet ?
D.B.-M. : Le programme France Relance nous a apporté 700 000 €, qui ont donc été réinjectés dans l’informatique, et dans l’assistance à maîtrise d’ouvrage notamment pour travailler à l’intégration des maisons de territoire et continuer à inclure totalement tous les collèges du territoire. Les moyens et le temps que nous avons investis dans ce projet a aussi servi à défricher différents sujets. C’est un cercle vertueux dans la mesure où les prochaines collectivités qui voudront reprendre ce projet tâtonneront beaucoup moins que nous l’avons fait.
En fait, qu’est-ce que ce dispositif apporte-t-il au département ?
S.B. : La phase de conception de ce dispositif a permis de moderniser nos institutions. Savoir être agiles et mobiles afin de mobiliser les usages est essentiel pour une économie de partage. Nous joignons l’acte à la parole avec une mutualisation concrète entre offres du service publics. Ce qui n’est pas toujours évident aux différents échelons de l’administration publique. Dans l’ensemble, cette transition nous amène vers le schéma du service public de demain. Nous avons pu montrer et consolider nos liens avec les associations. Le Département se dit souvent être le premier partenaire des communes, mais nous sommes aussi le premier partenaire du tissu local sur notre territoire. Au cœur de nos territoires de montagne qui peuvent être isolés, certaines associations n’existeraient probablement plus si elles n’avaient pas l’occasion de louer des salles via ce dispositif.
Quels sont les coûts liés au dispositif ?
D.B.-M. : Si l’incubateur des territoires a remis la main au pot pour qu’on développe de nouvelles fonctionnalités, le reste du fonctionnement est financé par le Département : mise à disposition des agents, contrôle d’accès et animation quotidienne du projet.
Par année, quel est le budget alloué au fonctionnement du service ?
D.B.-M. : Nous n’avons pas de chiffres précis mais pour vous donner un ordre d’idées, on parle de quelques milliers d’euros. Une fois que l’investissement a été fait, il y a des charges d’hébergement du service – assez compliqué à évaluer puisque le Département héberge bon nombre d’autres sites Internet; les charges d’équipement en contrôle d’accès; les abonnements, dont celui auprès du prestataire de paiement en ligne qui représente à peine une centaine d’euros.
S.B. : On peut y ajouter les charges tels que le chauffage et l’électricité. Mais globalement cela permet d’ajouter de l’utilité en occupant des salles qui auraient généré des charges même en restant vides.
Depuis le lancement, combien de réservations ont été engendrées par votre plateforme ?
D.B.-M. : DEMANDER CHIFFRES À D.B.-M.
Quels sont les exemples d’actions pédagogiques que le dispositif a permis de financer ?
D.B.-M. : L’internat finance des actions jardin pédagogique, des sorties – notamment le mercredi après-midi – pour les internes. Les recettes financent essentiellement des sorties, ateliers ou petits achats de matériel pour les collèges.
Si vous rencontrez un membre d’un autre conseil départemental qui hésite à lancer ce projet, que lui diriez-vous pour le convaincre ?
S.B. : En dehors de la logique de mutualisation des espaces partagés, j’insisterais sur le fait que c’est un superbe catalyseur. Cela donne envie aux agents de se mobiliser, de proposer de nouveaux projets car ils se rendent compte qu’on les écoute et que la réalisation est possible. Ça ouvre le champ des possibles pour les fonctionnaires qui, contrairement à l’image que beaucoup en ont, sont souvent sur le terrain et ont majoritairement envie de faire avancer les choses.
D.B.-M. : Pour ma part, je lui dirais que cela permet d’inventer le service public de demain. Nous sommes à une époque charnière où il faut faire une transition, un changement et, il est là entre nos mains…
S.B. : Et cela peut se faire avec une idée simple. En l’occurrence, ce dispositif en est une mais il faut ensuite construire autour. On peut vraiment reprendre la base de partir d’idées simples pour construire les outils adaptés autour. Le tout en pensant constamment à l’usager.
Et à quoi lui conseilleriez-vous de faire particulièrement attention lors de la mise en place du projet ?
S.B. : Je lui conseillerais d’abord de faire état de ses relations avec les collèges de son département et avec l’Education nationale, à estimer la qualité de leur partenariat. Et d’évaluer son lien avec les associations du territoire. Le terreau de collaboration doit être sain de tous les côtés, sinon on peut vite tomber dans le non-retour définitif.
D.B.-M. : D’un point de vue opérationnel, la phase concernant le paiement est vraiment la plus ardue.
Pour terminer, quels mots placeriez-vous sur ce concept de La salle sur demande ?
D.B.-M. : Je dirais que c’est le partage de l’espace public. On a beaucoup parlé d’AirBnB des collèges, mais la connotation peut s’avérer négative donc je resterais sur l’idée de partage de l’espace public.
S.B. : Pour moi, c’est l’intelligence collective au service du public.