Caluire et Cuire (69) : une école de formation interne par et pour les agents

La lettre de l’impact positif s’intéresse cette semaine à l’école de formation interne de la ville de Caluire et Cuire (69). Baptisés TRUC² pour « Les Temps de Rencontres Utiles pour se Connaître, Comprendre », les temps de formation sont dispensés par les agents eux-mêmes. Qu’ils soient titulaires ou contractuels, les formations sont accessibles à tous. Sur les 600 agents de la collectivité, 492 ont déjà profité de ces temps d’inter-connaisance et d’apprentissage. L’objectif ? Faire monter en compétences l’ensemble des services pour offrir les meilleures prestations aux habitants.

Cette initiative a reçu le prix « Coup de cœur Territoires Audacieux » lors des Prix Territoria. 

Pour en savoir plus, nous nous sommes rendu sur place.  Vous pouvez visionner le reportage que nous avons réalisé ici : 

Dans cette vidéo, nous avons interrogé le maire, Philippe Cochet, le DGS, Bernard Agarini, Mathilde Civale, chargée de mission projets transversaux et TRUC² et Isoline Carrara, la manager de commerce de la ville.

Pour en savoir plus, voici un article qui revient sur l’initiative en détail. 

Les TRUC2 ont débuté en septembre 2019. L’idée s’est développée pendant deux ans au sein de la collectivité et elle a pu voir le jour sous l’impulsion du DGS, Bernard Agarini et de la directrice générale, Anne-Laure Chalet. L’objectif ? Faire progresser les agents quelle que soit leur catégorie pour une montée en connaissance et en compétence collective. « Au départ, il y avait un certain nombre d’interrogations, avoue le maire, Philippe Cochet. Mais quand les gens ont vu l’intérêt de ce système ils ont adhéré, et le bouche à oreille fonctionne, ceux qui n’étaient pas là au début le sont maintenant et j’espère que demain tout le mode sera là. À Caluire et Cuire, on a l’habitude de l’innovation. Qui dit innovation, dit qu’on essuie les plâtres, on ne craint pas d’avoir une réussite ou un échec. Je pense que c’est tout l’intérêt d’une collectivité de tenter un certain nombre de choses. »

L’école de formation interne, par et pour les agents, fonctionne sur la base du volontariat. Ce sont les agents qui font les formations et qui y assistent. À terme, l’objectif est que chaque agent puisse prendre part aux deux rôles. Pour chapeauter tout cela, Mathilde Civale, chargée de mission projets transversaux et TRUC², investie la moitié de son temps de travail. C’est elle qui gère au quotidien la programmation et qui veille au bon déroulement des sessions de formations. Elle partage aux agents un FramaDate avec les horaires et les jours de formation, les thématiques abordées et ils n’ont plus qu’à renseigner leur nom s’ils souhaitent participer. 

Aucun intervenant extérieur n’est sollicité, tout se passe en interne. « On s’appuie sur un noyau dur d’agents volontaires et force de proposition pour participer, explique Mathilde Civale.  Après, soit les agents me contactent et me proposent de présenter un sujet car ils ont une expertise, soit c’est moi qui vais les contacter en leur disant qu’on a recensé un besoin. On a fait un atelier, par exemple, sur comprendre et lire sa fiche de paie où je me suis rapprochée des ressources humaines pour leur proposer de faire cet atelier. Actuellement, nous avons 23 agents vraiment impliqués régulièrement dans le dispositif. Et de manière plus ponctuelle, d’autres interviennent sur des expertises plus précises. »

L’offre de formation est assez riche. Toutes les semaines, il y a des ateliers Un Truc en Plus, plutôt axés sur l’informatique et le numérique. C’est ici que les agents peuvent apprendre ou progresser dans l’utilisation de logiciels comme Trello, Klaxoon ou Bizagi. Il y a aussi Ac’Truc2 , des conférences d’actualité sur des thèmes juridiques ou la veille territoriale. Sur les thèmes, par exemple, des élections ou de la transition numérique des collectivités territoriales. La Prépa TRUCa également rejoint l’offre, pour préparer les concours internes d’ATSEM, d’attaché de rédacteur et d’animateur. 

Enfin, les ÉcoTRUC2 sont une rencontre mensuelle pour partager les bonnes pratiques autour du développement durable et valoriser ce que fait la collectivité à ce sujet. « Nous avons par exemple fait un sujet sur “protéger la biodiversité“ où nous avons fait intervenir le service parc et jardin pour expliquer leur démarche sans produits phytosanitaires, raconte Mathilde Civale. Nous avons aussi fait un atelier “zéro gaspillage“ avec la restauration municipale pour qu’elle présente sa démarche, ce qui est fait et qui va être développé. Prochainement, nous avons un atelier “préserver la ressource en eau“ où nous allons aller visiter la piscine municipale, qui a une très bonne gestion de l’eau. Nous essayons d’aller sur les sites extérieurs pour valoriser tous les métiers, les compétences, les savoirs faire et savoirs être et varier la programmation. »

En moyenne, les conférences regroupent 13 agents et les ateliers Un Truc en Plus 7 agents. Pour ces derniers, les participants se regroupent souvent en fonction de leur niveau. Il peut arriver qu’ils se regroupent aussi en fonction de leur poste. Par exemple, lors de notre reportage, nous avons pu assister à l’atelier « Accompagnement au projet de service ». Il permettait d’outiller chaque chef.fe de service pour les accompagner dans la réalisation de leur projet de service. Un travail important qui fait suite au projet d’administration adopté par la collectivité en 2021. Lors de l’atelier, une méthodologie leur a été proposée pour leur faciliter le travail et les agents ont pu poser toutes leurs questions pour avancer plus efficacement. 

Isoline Carra, manager de commerce était présente. Elle témoigne : « Ce qui est aussi intéressant c’est que Mathilde remet toujours les choses en question, derrière chaque atelier elle envoie des questionnaires pour demander l’avis des participants, elle a mis en place une plateforme collaborative qui nous permet de proposer des sujets et on a aussi pas mal de personnes qui sont volontaires à partager leurs compétences et leurs connaissances, c’est ça qui fait la force de l’outil ». 

L’école de formation interne TRUC2 fonctionne bien à Caluire et Cuire. En 2020, tout atelier confondu (conférences, ateliers, préparation aux concours…), 165 agents ont participé et il y a eu 14 animateurs réguliers. En 2021, c’était 492 participants (entre janvier et octobre) et 23 animateurs réguliers. Une participation qui se ressent dans le travail des agents. « Il y a une meilleure maîtrise de l’outil numérique de manière générale. Par exemple, nous avons développé un guichet unique avec des agents qui sont en capacité de maîtriser plusieurs logiciels et métiers. Un seul agent peut prendre en charge des fonctions de la petite enfance, du périscolaire, de la restauration municipale, des prestations de services autour de l’état-civil jusqu’au décès, raconte le DGS, Bernard Agarini. La vocation des TRUC2 c’est que les agents puissent trouver en interne des réponses adaptées à leur besoin professionnel pour continuer à être employable. C’est la possibilité de faire des parcours qui vont leur permettre d’occuper de nouvelles fonctions, de retirer des compétences professionnelles et complémentaires pour être à l’aise dans leur fonction. »

Le dispositif lève certains freins à la formation, comme le souligne Bernard Agarini dans notre reportage. Plus besoin de se déplacer ou de se rendre disponible sur plusieurs jours, la formation est continue au sein de la collectivité. Il reste cependant une difficulté à relever : trouver des créneaux horaires qui conviennent à tous. En effet, les agents ne peuvent pas se rendre disponible au même moment en fonction de leur lieu de travail et du type de tâches qu’ils ont a réaliser. La collectivité teste plusieurs solutions : formation sur le temps de travail, sur le temps de déjeuner, visioconférence, replay… Dans tous les cas, les agents peuvent suivre autant de formations dont ils ont besoin. « La direction est très favorable à ces ateliers donc ça nous permet d’en faire autant qu’on veut » confirme Isoline Carrara. « L’agent négocie sa participation avec son chef d’équipe. Ça nécessite de dégager du temps et un report de charge sur les autres agents. Nous n’avons pas contingenté mais pour l’instant nous n’avons pas eu de gens qui se sont inscrits à toutes les formations, on considère qu’ils s’inscrivent quand il y a un besoin et c’est bien comme ça », complète Bernard Agarini. 

Concernant les coûts, le dispositif n’a jamais coûté plus de 500€ à la collectivité sur une année. Cette somme sert majoritairement à acheter des livres pour préparer les formations et pour équiper la PrépaTRUC2 . Mathilde Civale précise tout de même qu’il est indispensable qu’un.e agent s’occupe de l’organisation du dispositif pour que cela fonctionne. Bernard Agarini insiste sur le fait que TRUC2 est tout à fait duplicable. « C’est une question de volonté. Nous sommes partis avec à peu près rien, sauf de la bonne volonté et des personnes convaincues que c’est possible. Aujourd’hui, il y a les outils numériques qu’il faut pour faire de l’atelier à distance, les organiser, il n’y a pas de problématiques de fonctionnement et il y a de la compétence chez tout le monde. »

L’école de formation interne prouve son efficacité, c’est pourquoi elle va être développée davantage dans les années à venir. Déjà, dès la rentrée 2022, un nouveau concept va être proposé aux agents : partager les missions d’un collègue et faire découvrir les siennes. De quoi créer une meilleure compréhension, de l’entraide et un meilleur climat social au sein de la collectivité.

Le maire, Philippe Cochet, conclu : « Il est rare dans une activité professionnelle de prendre du temps pour mieux se former, découvrir d’autres métiers au sein de la collectivité et créer un état d’esprit commun. Dès l’instant où la collectivité prend en compte les attentes et le développement personnel de chaque agent, ça contribue à créer une atmosphère où on respecte l’ensemble des agents, où ils développent leurs talents et tout le monde est tiré vers le haut »